Klasifikasi File pada PT. SM

Beranggotakan 3 orang, Atika Zulfah, Jiro Wicaksono, Sugih Prasetya, kami mewawancarai sebuah perusahaan yang bergelut di bidang manufacture tentang klasifikasi file yang digunakan pada perusahaan tersebut. Setelah melewati proses wawancara dan diskusi, kami bertiga, berkesimpulan bahwa perusahaan yang namanya tidak ingin disebutkan dan kami menghargai itu karena itu merupakan sebuah privasi perusahaan itu sendiri. Kami berkesimpulan bahwa :

Klasifikasi File pada perusahaan PT.SM (sebut saja begitu)
1. Master file dibagi menjadi dua yaitu :
* Reference : record yang tidak atau jarang diubah
* Dinamic : record berubah dalam kurun waktu tertentu, tetapi tetap ada master file dan file disusun berdasarkan peristiwa transaksi.
2. Report file : berkas untuk laporan pada user
3. History file : tempat akumulasi log file (database simpanan), isinya merupakan proses transaksi.

Agar lebih mudah dimengerti, berikut penjelasan penggunaan klasifikasi file pada perusahaan yang bersangkutan.

Perusahaan ini bergerak di dalam bidang manufacture pembuatan barang-barang seperti tas, sepatu, jam tangan yang pemasarannya ditunjukkan untuk para remaja sampai dengan ibu rumah tangga. Daya jangkauan pasar perusahaan sampai saat ini terhitung sangat luas, berkenaan perusahan ini merupakan salah satu brand merek yang sudah go internasional . adapun cara pendistribusian produk-produknya yakni dengan memasarkannya di toko biasa hingga toko-toko besar, perusahaan ini juga menyediakan agen yang dilengkapi dengan Catalog penjualan berisi produk-produk keluaran terbaru dan lain sebagainya.

Dalam memproduksi produk-produknya, Perusahaan ini memiliki karyawan yang cukup banyak bekerja di lapangan dan pekerjaan yang dikerjakan terbagi menjadi beberapa kelompok yang  masing-masing memiliki spesialisasi sendiri. Adapun yang bertugas untuk mendesain model-model barang yang akan diproduksi dikerjakan oleh beberapa desainer. Para desainer ini selalu meng-update model-model produk dan akan diterbitkan lewat catalog setiap sebulan sekali, jadi para konsumen bisa memilih model produk sesuai dengan seleranya masing masing tanpa harus merasa kebosanan dengan model produk yang bisa dibilang hanya ‘itu-itu’ saja.

Untuk catatan produksi, jalur distribusi, dll, perusahaan ini menggunakan jenis penyimpanan data digital. Management sistem berkas dibantu oleh sebuah sistem operasi yang bersifat on-line (real-time). Data yang masih berbentuk fisik diolah (data diartikan secara biner atau dengan bahasa computer) , diproses sehingga file menjadi sebuah program berextension.exe, kemudian data direpresentasikan oleh byte dan keluarlah output data.

Jenis klasifikasi file yang digunakan pada perusahaan ini adalah masterfile, dimana ada 2 jenis master file. Reference : record data jarang atau bahkan jarang sekali berubah dan Dynamic : record data berubah dalam suatu kurun waktu tertentu berdasarkan peristiwa transaksi. Report file : dimana ini adalah sebuah berkas berisi laporan pada yang bersangkutan setiap jangka waktu tertentu. History file : tempat akumulasi log file (database simpanan).

Master file (dinamic). Master file utama berisi data karyawan-karyawan tetap yang memiliki kontrak tetap dengan perusahaan. Adapaun jenis file dinamicnya berisi ulasan tentang agen yang mendaftar untuk bekerjasama dengan PT.SM ini.
Report file. Digunakan para agen dimana berkas berisi keterangan barang masuk dan keluar. setiap sebulan sekali biasanya report file ini wajib diberikan pada bagian pendataan agar jalur distribusi teratur.
History file, merupakan gabungan log file data yang tersimpan dimana data yang tersimpan merupakan data pada report file yang lalu diakumulasi setiap tahunnya.

Keteraturan jalur data, dan keakuratan sangat diperhatikan dalam hal ini. Salah pada input data dapat berakibat fatal, berhubung perusahaan ini bukan lagi perusahaan kecil yang mana jalur data, dan berkas-berkas masih terhitung simple karena jaringan penjualan belum luas.

Sekian ulasan seputar klasifikasi pada PT.SM .

kritik dan saran mengenai artikel ini kami terima dengan tangan terbuka..